2021.9.9

卒園アルバム委員、原稿制作より大切な2つの役割

はじめて卒園アルバム委員（または卒園対策委員）となった際、まっさきに思い浮かぶ「やるべき作業」は「原稿制作」だと思います。

こんなデザインにしたいな、どの位作業時間がかかるんだろう、私に作れるのだろうか、どこの業者がいいかな… など、いかに問題なく原稿を制作し、滞りなく完成に導けるかの思案が先立ちます。

でも、よくよく考えると「原稿に使う写真はどうするの？」「先生のメッセージの文字数制限は？」「いつまでに何を準備すればいいんだろう」などの避けては通れぬ色々な「やるべきこと」が浮かびあがります。

こんにちは、キッズドン！の宗川　玲子です。

今日は、委員に課せられた様々な役割を紹介し、どう効率良く進めれば良いかをご案内します。やるべき事は意外にも多くあります。

アルバム制作以外の仕事

このようなお仕事が主なところでしょうか。これら殆どの仕事内容には2つの共通点があります。

となります。もう少し詳しくお話しします。

役割1.対人交渉

とにかく頭を下げてお願いをすることが多々あります。そしてそれがすんなりと成立するとは限りません。
例えば…

などが挙げられます。
できれば交渉については「この交渉でだめな場合代替え策を前もって用意」しておき、こちらの意のままにするといった気負いは避けるべきと思います。

役割2.余裕を持って締め切りを設ける必要

「この日までにお願いします」という依頼ごとが多いのですが、決まって「この日」までにその課題は完了しないと想定しとくべきでしょう。例えば…

などが挙げられます。仮にこれを期日までに課題が完了するとして制作予定を組んだ場合どうなるでしょうか。例を挙げます。

といった不具合が生じます。このため、次の順序で予定を組むことをお勧めします。

提出までの期限はできれば1ヶ月ほど猶予を設け、その期間に2回ほど「あと締め切りまで◯◯日です」と案内をはさみ、締め切りで提示されてない方には直接提出催促を掛けて5日後程度に全ての素材が揃う…という流れが理想です。

マネージメント専任者が理想

制作以外での仕事の内容をご案内してきましたが「これじゃあ原稿制作どころではないな」と思われるかもしれません。

その通りです。ここに制作が上乗せされ、しかもその納期が卒園式前だとしたら…それはそれは恐ろしい殺人的スケジュールをこなさなければならいのです。

このことから「マネージメント専任者」を設け、対人交渉ならびにスケジュール管理を担っていただくことが理想となります。

さらに理想を掲げるのであれば次の区分です。

複数で構成させるアルバム委員（卒対委員）は制作が得意な方、制作が苦手だけど対人交渉に自信がある方など、個々のキャラクターがあろうと思います。

それを活かし適材適所での活動にて、アルバム制作を進展させことができれば、これほど喜ばしいことはないと思います。

おわりに

今日はアルバム原稿制作以外に大切な2つの役割についてお話ししました。

避けて取れぬ「対人交渉」と「余裕あるスケジュール管理」。

この2つの役割は、言い換えれば、アルバム委員以外の保護者や先生の強い信頼を得る機会でもあります。

交渉時の熱心さや臨機応変な対応、融通をきかした提出期間の提供などを通して、アルバムへの期待感は高まり、協力的に委員を支えてくれるはずです。

そして委員が少人数制で、とても制作まで手が回らないといったお困りの場合、ぜひ私ども「卒園アルバム制作メーカーキッズドン！」にご相談ください。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。それでは、また。

キッズドン！ 代表 宗川 玲子（そうかわ れいこ）

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