2025.3.6

卒園アルバム｜保護者が作成する時の失敗しないための12のステップ：その1.アンケートで保護者の意向を確認しよう

こんにちは、卒園アルバム制作メーカーキッズドン！の宗川玲子です。

今回から12回のシリーズで、【卒園アルバム｜保護者が作成する時の失敗しないための12のステップ】をお届けします。

このシリーズは、卒園アルバム制作に初めて携わる方々へ向けた実践的なガイドです。

アンケート調査から始まり、制作方法の選択、役割分担、写真収集のコツ、ページ構成の考え方、デザインのポイント、進捗管理、トラブル対応まで、一連の流れを12のステップで解説していきます。

どのステップも経験者だからこそ伝えられる「失敗しないための秘訣」を中心に、実際の現場で役立つ具体的なアドバイスをお届けします。

今回は第一歩となる「ステップ1-アンケートで保護者の意向を確認」です。

卒園アルバムは決して全員が望んでいるものとは限りません。

経済的な事情や個人情報への懸念など、様々な理由で制作に消極的な保護者もいらっしゃいます。

この最初のステップでは、そうした見えない声も含めて正確に把握し、より多くの方に喜ばれるアルバム作りの土台を築くためのアンケート実施のコツをご紹介します。

アンケートを実施する前に知っておきたいこと

卒園アルバム制作には予想以上に大きな労力と費用がかかります。

この大きなプロジェクトを円滑に進めるために、まずは保護者の皆さんの意向を正確に把握することが重要です。

ですが、ここで注意したいのは「表向きの意見」と「本音」の違いです。

アンケートという形式では、同調圧力や建前で本当の気持ちを伝えにくい保護者も少なくありません。

私たちキッズドン！への相談でも、この「見えない反対意見」への対処方法についての質問が目立ちます。

アンケートが必要な理由とは

冒頭でも触れましたが、保護者の中には様々な事情を抱える方がいらっしゃいます。

例えば、経済的な負担を気にされる方、個人情報の取り扱いに敏感な方、そもそも記念品としての価値を見出せない方など、卒園アルバムに対して否定的な感情を持つ保護者は必ず存在します。

この「見えない反対意見」を早期に把握することで、次のような対策を講じることができます。

いつ実施するのがベストなタイミングか

年長クラスの保護者会が開催される4〜5月が最適なタイミングです。

この時期であれば、まだ行事が本格化しておらず、保護者同士の関係性も柔軟です。

逆に夏休み明けまで延ばしてしまうと、すでに潜在的な不満が膨らんでいたり、保護者間で非公式な意見交換が進んでしまったりする可能性があります。

早めの実施でより正直な意見を集めることができるでしょう。

回答期限の設定について

アンケートの回答期限は短すぎず、かといって長すぎない「10日程度」が理想的です。

1週間では共働き家庭には厳しく、2週間以上では「後回し」になりがちです。

また、回答期限の3日前には「リマインド」を入れることをお勧めします。

未回答の方への督促ではなく「みなさまのご意見を大切にしたいので」といった前向きな表現でお知らせすることで、より多くの本音を引き出すことができます。

保護者の声を丁寧に集めることは、その後の円滑な制作進行の土台となります。

表面的な賛否だけでなく、潜在的な不安や要望もすくい上げられるアンケートを目指すことをお勧めします。

アンケート作成のポイント

アンケートの質問項目は、保護者の方々が答えやすく、かつ本音を引き出せる内容にすることが大切です。

ここで陥りがちなのは「作る側の視点」で質問を組み立ててしまうことです。

アンケートは制作者のためではなく、アルバムを受け取る側の気持ちを知るためのツールです。

質問項目はシンプルに

質問数が多すぎたり、1つの質問に複数の内容が含まれていたりすると、回答する側の負担が増え、結果として回答率が下がってしまいます。

基本的な項目に絞り答えやすい形式にまとめましょう。

冒頭で卒アル作成の意向を簡潔に伝える

例えば下記のような文面を冒頭に添えます。

もうひとつ事例を示します。制作を全て業者に依頼するケースです。

この意向を述べる際に大切なことは下記の点を明確にすることです。

この冒頭でアルバム制作に関する「全体像」を回答する保護者へイメージしていただき、それを踏まえて、個々の設問に回答いただくのが理想です。

この一文が書かれいないと「予算7000円と回答したけど、後から手作りと聞いて、それなら高額すぎると撤回した」などの混乱を招く恐れがあります。

「回答者は何を知りたがってるだろうか？」「自分が回答者だったらどんな質問が良いと思うか」などのイメージを膨らませて、冒頭文章を作成してください。

卒アル購入の意向確認

まずは購入意向を「希望する・希望しない・金額次第で検討」の3択で尋ねます。

この時点で「希望しない」と明確に意思表示される方は少ないものです。

そのため、後述する自由記入欄でその理由を探れるような工夫が必要になります。

予算に関する質問の組み立て方

予算に関する質問は非常にデリケートです。

具体的な金額を示して「いくらまでなら出せますか？」と直接的に聞くのは避けましょう。

代わりに以下のような段階的な選択肢を設けることをお勧めします。

この際、市場の相場価格も参考として添えておくと、より現実的な回答が得られます。

制作協力について確認すること

制作への協力体制を問う質問も重要です。

ただし「協力できますか？」という直接的な質問は避け、次のような形で確認すると良いでしょう。

自由記入欄の重要性

自由記入欄こそが、保護者の本音を知る重要な窓口となります。

「ご意見・ご要望」という漠然とした項目ではなく「卒園アルバムに期待すること」「心配なこと」といった具体的な問いかけにすることで、より詳しい意見を引き出すことができます。

回答方法の選択

回答方法は、できるだけ手軽なものを選びましょう。

紙のアンケートは集計に手間がかかり、また記名式の場合は本音を書きにくいというデメリットがあります。

GoogleフォームやLINEアンケートなど、スマートフォンで完結できるツールを使用することで、より多くの、より正直な回答を得られる可能性が高まります。

また、集計作業の手間も大幅に削減できます。

回答は原則として無記名とし、必要に応じて「差し支えなければお名前をご記入ください」程度の任意記入欄を設けるのがベストです。

これにより率直な意見を集めることができるでしょう。

Googleフォームの解説を見る

LINEアンケートの解説を見る

アンケート結果の活用法

当然ながらアンケートの集計結果は「これからの制作」に活かさなければ意味がありません。

いわばこれから始まる卒園アルバム制作を成功させるための重要なヒントが隠されていると言っても過言ではありません。

特に注目したいのは「保護者の方々の気持ち」です。

結果を見て「意外にも多くの保護者がアルバム不要としている」「料金5000以下が圧倒的に多数」といった、委員の立場からすればネガティブな意見で溢れることもあるでしょう。

ですが、アンケートの内容を「動かぬ事実」として捉え、制作内容を見つめ直すことをしていきましょう。

結果の集計と分析

アンケートの回答を分析する際は、数値で表される「賛成・反対」の比率だけでなく、次のような観点にも注目しましょう。

この中で最も大切な「1.」について詳しく見ていきます。

1.自由記入欄に書かれた具体的な懸念事項

保護者の皆様から寄せられた具体的な意見には、以下のようなものがあります。

これだけ多様な意見が集まると「アンケートを実施しなければよかった」と感じるかもしれません。

しかし、これらの意見を述べた保護者と真摯に向き合い、可能な点は改善し、難しい点については丁寧に説明して理解を求めることが非常に重要です。

保護者が自由記述欄で本音を伝えてくれたことは、建設的な期待の表れです。

「ご意見を検討し、このような改善を図りましたが、すべてのご要望にお応えできず申し訳ありません」と誠実に対応することで、多くの場合、その後も不満が続くことはありません。

全員が満足できる卒業アルバム制作のためには、根気強くコミュニケーションを続けることが大切です。

不要と回答した方への対応

「不要」と回答された方の意見こそ、丁寧に受け止める必要があります。

その背景にはどんな理由が隠れているでしょうか。

これらの声に対して、例えば「完成品を見てから購入を決められる」「写真掲載範囲を選択できる」といった柔軟な対応策を用意することで、後からの参加も可能になります。

最も効果的な「完成品を見てから購入を決める」方法

業者によっては、納品後に「追加発注」があった場合、当初見積単価と同様の価格で「増刷」ができる場合があります。

私ども卒園アルバム制作メーカー キッズドン！は、それが出来る業者に当たりますが、過去に何度も「完成品を見て購入に至る」ケースを見てきています。

これは上記の「4.制作クオリティへの懸念」を抱く方への解決方法となるのですが、「どんなものが仕上がってくるかも分からないものに対価は払えない」という強い感情です。

完成したアルバムを、該当者へ「手渡し」し、しばらく検討の時間を用意し、結論を聞くと良いでしょう。

これに関連した記事がございます。併せてご覧ください。

予算設定への反映方法

予算に関する回答は、単純に多数決で決めるのではなく、次のような要素を考慮して総合的に判断します。

重要なのは、設定した予算の根拠を明確に説明できるようにすることです。

「なぜこの金額になったのか」を保護者の方々に理解していただけるよう丁寧な説明を心がけましょう。

予算は、後々のトラブルの原因となりやすい要素の一つです。

高すぎても低すぎても問題が生じる可能性があります。

アンケート結果を参考に、できるだけ多くの方が納得できる金額を設定することが、スムーズな制作につながります。

アンケートの前に仕様を決めるのはリスク

仮にアンケートを行う以前に「ハードカバーでケース付き、24ページで本文はしっかりとした厚紙を採用し光沢加工で…」といったアルバム仕様を決めてかかるのは危険と言えます。

アンケート結果によっては「絵に描いた餅」になるとも限りません。

卒アル委員がイメージを膨らますのは当然のことと思いますが、まずは「白紙」の状態からアンケートを実施し、その結果から導かれる「適正な仕様」を決定していく…

それこそが「卒アル委員・卒対委員」の大切なミッションと言えます。

アンケート後の展開

アンケートの結果を受けて、次のステップへの道筋をつけていく時期です。

この段階での丁寧な対応が、その後の円滑な制作進行を左右します。

一度つまずくと修復が難しいため、慎重に進めていきましょう。

保護者への報告と提案

アンケート結果は、できるだけ早く保護者の方々にフィードバックすることが大切です。

報告の際は次の点に配慮します。

集計に生成AIを活用しよう

Chat-GPTの出現以降、活況の生成AI。

「新登場」だったものが数日後に既にアップデートされてるというくらい目まぐるしい進化を遂げています。

今回は3つのAIを紹介します。どれも後述の指示に無料で対応します。

claud

なめらかな文章生成ではトップクラスで定評のあるclaud（クロード）。

文章を整える、要約する、まとめるといったアレンジメントを一瞬にしてやってのけます。

claude

Gemini

Googleが提供する生成AIのGemini（ジェミニ）。

現在公開されてるネット上の情報も適宜収集し、的確な内容を打ち出してきます。

Gemini

perplexity

perplexity（パープレキシティ）は「生成AI検索エンジン」と呼ばれるほど精度の高い検索結果を出すことで有名です。

また問いに対して添付ファイルや、複数の公開されてるサイト内容を理論立てて文章提示してくるなど、ビジネスとしての「ドキュメント制作」にも向いています。

perplexity

さて、3つのAIを紹介しましたが、アンケート集計にこのAIを活用しない手はありません。AIで「簡単」にできることとしては次の通りです。

正しい日本語で誰にも分かりやすく要約する… は生成AIの最も優れた技術です。

次にアンケート結果と、その回答を照し合わせて、今後どのような進め方が良いかを提案してもらいましょう。

あくまでも生成AIの回答は「ヒント」として捉えると良いでしょう。

ですがヒントとしてはあまりに現実的な優れた回答をしてくる場合も多々あります。

思いもつかなかった方法などを頼りに、様々な議論をしてみてください。

これも「ヒント」としての回答を求めます。

手順としては、前述の「2.傾向と対策の提案生成」と同様で、指示文章だけを「購入不要の方への対処方法を考えて」生成を得ます。

続いてその生成内容に対して「その方々に失礼に当たらぬよう、相手の意見を尊重した上で提案する対話のサンプルを挙げて」とチャットしてみましょう。

ここで生成された内容に、担当者の個性を加えて説明をすれば、きっと良いリアクションがあるでしょう。

反対意見への向き合い方

反対意見は、むしろアルバム制作をより良いものにするためのヒントと捉えましょう。例えば、

このように、できる限り柔軟な対応策を用意することで、より多くの方の理解を得ることができます。

次のステップへの準備

アンケート結果を踏まえ、具体的な制作計画を立てていく段階に入ります。次回の「ステップ2」では、

など、具体的なアクションプランを練っていきます。

最後にこちらの記事も併せてご覧ください。

おわりに

アンケートは単なる意向調査ではなく、より良い卒園アルバムを作るための第一歩です。表面的な賛否だけでなく、様々な立場の方の気持ちに寄り添いながら、できるだけ多くの方に喜んでいただけるアルバム作りを目指していきましょう。

次回は【ステップ2-制作方法の選択と作業分担】をお届けします。アンケート結果を活かしながら、具体的にどのように制作を進めていくのか、実践的なアドバイスをお伝えしていきます。

今回も最後までご覧いただきありがとうございます。それでは、また。

キッズドン！ 代表 宗川 玲子（そうかわ れいこ）

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